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トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術

2017年01月15日

著者:浅田すぐる
発売元:サンマーク出版

元トヨタの経理部門で働いていて、今はコンサルタントをやっている著者。日本最大の製造業であり、世界の製造業のモデルケースとなっているトヨタの基本となっている資料の作り方を教えてくれる本。

トヨタの基本は資料1枚。

A4もしくは、A3用紙1枚で資料をまとめる。

ちなみに、ただ単に1枚にまとめるだけじゃ駄目。

トヨタの1枚には3つの特徴がある。それは。。。
 ●ひと目で全体が見える(一覧性)
 ●枠がある(フレーム)
 ●枠ごとにタイトルが付いている(テーマ)
。。。なのだとな。

ちなみに、なぜ、このようなフレームワークで説明資料を創るのかというと、トヨタでは「読んでわかる」ではなく「見てわかる」ことがポイントだからなのだとな。

くどくど説明しないとわからないような資料じゃ駄目だと。

豊田章男社長は3秒で判断するというから。3秒以上資料の理解に時間がかかるようじゃ駄目なんですよね。

ちなみにこの考えはチャーチルの考えと同じなのだとな。

その考えとは
われわれの職務を遂行するには大量の書類を読まねばならぬ。その書類のほとんどすべてが長すぎる。時間が無駄だし、要点を見つけるのに時間がかかる。同僚諸兄とその部下の方々に、報告書をもっと短くするようにご配慮願いたい。

なのだとな。

では、どうやってトヨタ式おn1枚資料を作るのかというと、そのステップ自体は結構シンプル。

1)考えるベースとなる情報を書類に「整理する」

2)自分なりの「考え」を書類に「まとめる」

3)書類の内容を誰かに「伝える」

流れは至ってシンプルなのですよ。

シンプルなのですが、まずは書いてみること。

書くことによって、「自分は何がわからないのか?」ということが整理できるから。

あと、ちょっとしたポイントは、同士ではなく動作に落とすってことですね。「挨拶をする」ではなく「おはようございますと大きな声で言う」とね。そうすると、より具体的になってわかりやすくなる。

そして、このわかりやすく、具体的というのは重要である、と。

何しろ、資料作りで一番重要なのは「伝わるかどうか」「相手が受け取れるかどうか」なのですから。

そもそも何のためにこの資料を作るのか?

ということを考えながら、資料を作ることが重要なのですな。

すごく使える本ですな。



トヨタで学んだ「紙1枚! 」にまとめる技術

タイトル:トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術
著者:浅田すぐる
発売元:サンマーク出版
おすすめ度:☆☆☆☆(使える本ですな)
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